Warum der Mittelstand besonders betroffen ist

Mittelständische Unternehmen haben in der Regel ca. 50-250 Mitarbeitende, die tagtäglich auf Systeme wie Proalpha und die hier hinterlegte Datenbasis zugreifen. Dabei gibt es selten dedizierte Stellen, die sich um die Qualität der Daten kümmern, die in diesen Systemen hinterlegt sind. Stammdaten werden häufig „nebenbei“ gepflegt.

Großunternehmen hingegen verfügen oft über eigene Rollen wie Data Manager, Datenanalysten oder Solution Architects, die sich gezielt um Datenqualität, Standards und Prozesse kümmern. Kleine Unternehmen wiederum profitieren von kurzen Wegen, wenigen Mitarbeitenden und einer überschaubaren Anzahl an Daten. Der Mittelstand bewegt sich zwischen diesen beiden Welten.

Die häufigsten Gründe für schlechte Stammdaten sind einerseits mangelndes Wissen und Expertise der Anwender/innen und andererseits Zeitmangel im operativen Tagesgeschäft. Hier hat die Bearbeitung von Kundenaufträgen, Lieferantenanfragen oder Produktionsprozessen meist Priorität. Die Pflege von Stamm- und Hilfsstammdaten wird verschoben. Auf Dauer werden die Folgen immer offensichtlicher und die Schwelle immer größer, das Datenchaos zu ordnen.

Die Auswirkungen schlechter Datenqualität

Fehlerhafte oder unvollständige Stammdaten machen sich häufig im operativen Alltag bemerkbar, zum Beispiel durch:

1. Unzufriedene Kunden durch falsche Informationen, fehlerhafte Lieferungen oder Verzögerungen
2. Erhöhte Kosten durch ineffiziente Prozesse und Mehrarbeit (z. B. durch häufige Korrekturen oder manuelle Nachbearbeitungen)
3. Erhöhtes Risiko, dass Wissen verloren geht, insbesondere wenn es nur in den Köpfen einzelner Mitarbeiter/innen vorhanden ist
4. Frustration bei Mitarbeitenden, die mit unklaren oder fehlerhaften Daten arbeiten müssen und gegebenenfalls immer wieder einen Mehraufwand haben

Diese Probleme betreffen nicht nur einzelne Abteilungen, sondern ziehen sich durch das gesamte Unternehmen.

Was sind Stammdaten überhaupt und warum sind sie so wichtig?

Stammdaten sind grundlegende, dauerhaft gültige Informationen, die für den Betrieb von Geschäftsprozessen benötigt werden. Dazu zählen beispielsweise grundlegende Daten zu Kunden, Lieferanten, Artikeln oder Preisen.

Wenn sie gut gepflegt werden, haben Sie das Potenzial sich positiv auf den Unternehmensalltag auszuwirken:

1. Sie können effiziente und reibungslose Prozesse ermöglichen
2. Sie können die Grundlage für verlässliche Entscheidungen und Auswertungen schaffen
3. Sie können Kosten und Risiken senken
4. Sie können die Automatisierung von internen Abläufen unterstützen

Hilfsstammdaten: Ergänzende Informationsquelle

Neben den klassischen Stammdaten spielen sogenannte Hilfsstammdaten eine wichtige Rolle. Sie dienen als ergänzende Informationsquelle und ermöglichen eine genauere Steuerung von Prozessen sowie detailliertere Auswertungen.

Stammdaten als verbindendes Element im Unternehmen

Seit Jahren wächst die Komplexität von digitalen Prozessen und damit auch die Bedeutung von Stammdaten als zentrale Verbindung zwischen den Abteilungen. Moderne ERP-Systeme wie Proalpha fungieren dabei als Drehscheibe: Sie nehmen Stammdaten auf und stellen sie allen relevanten Prozessen und Abteilungen zur Verfügung.

Werden die Daten von einer Abteilung nicht richtig oder nur rudimentär für die eigene Abteilung gepflegt, dann kann dies spätestens an der Grenze zur nächsten Abteilung zu Problemen führen. Deswegen ist es für jede/n Anwender/in besonders wichtig, über den Tellerrand der eigenen Arbeit hinauszuschauen und sich zu fragen, wo werden die verwendeten Daten noch genutzt?

Ein einzelner Fehler kann sich deshalb auf mehrere Bereiche gleichzeitig auswirken. Wird beispielsweise eine Lieferadresse falsch gepflegt, betrifft dies nicht nur den Vertrieb, sondern auch Versand, Logistik und Rechnungsstellung.

Gleichzeitig fördert ein gemeinsames Verständnis für Stammdaten die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen. Mitarbeitende erkennen besser, welche Auswirkungen ihre Dateneingaben auf nachgelagerte Prozesse haben und wo Informationen im Unternehmen weiterverwendet werden.

Stammdaten als Erfolgsfaktor

Stammdaten bilden nicht nur die Grundlage für nahezu alle Geschäftsprozesse und verbinden alle Abteilungen eines Unternehmens. Sauber gepflegt sind sie außerdem die Voraussetzung für Digitalisierung, Automatisierung und fundierte Entscheidungen.

Wer seine Stammdaten nicht im Griff hat, verschenkt wertvolles Potenzial und schöpft die Möglichkeiten seines Unternehmens nicht voll aus. Doch wie können Unternehmen ihr volles Potenzial nutzen und die Datenqualität in Proalpha verbessern?

Drei Schritte zu besseren Stammdaten

1. Bewusstsein schaffen

Der erste Schritt besteht darin, die Bedeutung von Stamm- und Hilfsstammdaten sichtbar zu machen.

Mitarbeitende sollten verstehen, welchen Einfluss ihre Dateneingaben auf andere Abteilungen und auf den Unternehmenserfolg haben. Nur wenn die Relevanz erkannt wird, entsteht die notwendige Sorgfalt im Umgang mit den Daten.

2. Mitarbeitende schulen

Datenqualität entsteht nicht durch Systeme allein, sondern durch Menschen.

Gut geschulte Teams erfassen Daten korrekt, verstehen Zusammenhänge und können bestehende Informationen effizient nutzen. Regelmäßige Schulungen helfen dabei, Standards zu etablieren und Fehlerquellen zu reduzieren.

Hier finden Sie die Schulungen der Proalpha Academy.

3. Stammdaten aktiv nutzen und kontinuierlich pflegen

Stammdaten entfalten ihren größten Nutzen, wenn sie nicht nur verwaltet, sondern aktiv genutzt werden.

Gleichzeitig muss die Pflege der Daten als kontinuierlicher Prozess verstanden werden. Nur aktuelle und vollständige Stammdaten schaffen langfristig die Grundlage für Digitalisierung und Automatisierung.

Fazit: Gute Stammdaten sind kein IT-Thema, sondern ein Unternehmensthema

Der Mittelstand steht vor der Herausforderung, mit begrenzten Ressourcen eine stetig wachsende Datenbasis zu verwalten. Gerade deshalb lohnt sich der Blick auf die Qualität von Stamm- und Hilfsstammdaten.

Wie groß dieser Hebel sein kann, zeigen weitere konkrete Praxisbeispiele in der Aufzeichnung des Vortrags „An schlechten Stammdaten krankt der deutsche Mittelstand – so geht's besser!“ aus der Live-Veranstaltung der Academy Days im März 2026: An schlechten Stammdaten krankt der deutsche Mittelstand – so geht's besser!

Ihr Weg zu besseren Stammdaten

Die Academy unterstützt Sie dabei, ein Bewusstsein für den Umgang mit Stammdaten in Ihrem Unternehmen zu schaffen und die Anwender/innen in den Fachbereichen vollumfänglich mit praxisnahen Schulungen auszubilden:

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